Communication

Consulta Europa dispose d’un département de communication spécialisé dans l’élaboration de stratégies de communication et de diffusion efficaces, basées sur l’expérience de travail avec des projets européens. Ces actions sont fondamentales pour garantir que le projet et ses résultats soient connus des parties prenantes les plus pertinentes par les canaux appropriés. D’autre part, les actions de communication interne et externe sont également proposées en tant que services supplémentaires au niveau de l’entreprise, avec la possibilité de contracter chacune d’elles séparément. Les services de communication comprennent :

Les actions de communication du service de presse comprennent différentes activités selon le calendrier prévu. Afin d’attirer l’attention des médias, tant au niveau régional que national et international, les actions de communication sont les suivantes

  • Rédaction et envoi de communiqués de presse et diffusion d’informations relatives au projet, aux événements organisés et aux actions de communication prévues.
  • Élaboration d’une base de données de médias spécifiques, en accordant une attention particulière aux médias généralistes régionaux et nationaux, ainsi qu’aux médias spécialisés. Les médias européens/internationaux seront également pris en compte.
  • Gestion des interviews des participants et des intervenants à la radio, la presse et la télévision.
  • Préparer vos propres entretiens avec les participants, partenaires et collaborateurs.
  • Rédiger et envoyer des communiqués de presse pour les événements prévus dans le cadre du projet.
  • Organisation de conférences de presse pour la présentation officielle et technique.
  • Coordination avec les services de presse et de protocole des institutions publiques.
  • Tâches de renforcement, par le biais du marketing par courriel et des appels téléphoniques, ainsi que la confirmation de la participation aux réunions et la réception des communications.
  • Mettre à la disposition des médias les liens de téléchargement permanent du matériel photographique et audiovisuel généré lors des différents événements programmés, grâce à la mise en place d’un serveur dédié.
  • Envoi de matériel photographique et audiovisuel aux médias via le courrier électronique de l’entreprise en complément du serveur.
  • Assistance informative et logistique pour les besoins des médias couvrant les événements et actions prévus.
  • Contact permanent avec les journalistes, ainsi qu’une assistance sur place à leur arrivée.
  • Mise à disposition d’un service de mise à jour de toutes les informations générées.
  • Compilation de l’impact généré dans les médias (agences, presse écrite et numérique, radio et télévision) et préparation du clipping.
  • Mise à jour de la liste des médias, enregistrement de nouveaux contacts, systématisation et conversion en base de données.
  • Préparation et conception d’un dossier de presse et d’annexes informatives.
  • Envoi de matériel audiovisuel (queues, bruts, totaux, etc.) aux médias.
  • Traduction des communiqués de presse si nécessaire.
  • Préparation du rapport final de communication

La génération de contenus ainsi que la rédaction et la diffusion de communiqués de presse par un bureau de communication spécialisé sont essentielles pour que les médias internationaux, nationaux et locaux, tant généraux que spécialisés, disposent d’informations régulières sur les actions à mener, assurant une couverture complète du projet et maintenant une plus grande présence dans les moteurs de recherche sur une base régulière.

Consulta Europa créera les profils sur les plateformes de médias sociaux en suivant la ligne visuelle et le manuel d’image corporative du projet, en respectant toujours les exigences du programme européen concernant le matériel de communication et en coordination avec l’équipe de coordination du projet et/ou l’équipe de communication (le cas échéant). La sélection des plateformes se fera selon des critères objectifs, ainsi qu’en ayant préalablement effectué une analyse approfondie de l’écoute sociale, en recherchant des mots-clés et des hashtags.

Consulta Europa élaborera une stratégie et un plan de gestion du contenu des médias sociaux. Dans le cadre de cette stratégie, les messages clés et le contenu des publications liées principalement au projet seront définis : ses activités, ses résultats, ses événements, ses dernières nouvelles, ses canaux et le consortium. Des campagnes spécifiques seront menées pour les événements qui demandent le plus de public, au moins :

  • Le lancement du projet ;
  • Événements, jalons, tables rondes transnationales des parties prenantes et autres événements connexes.
  • Evénement final du projet.

En outre, d’autres thèmes liés aux aspects suivants seront abordés :

  • Nouvelles du projet pour faire connaître le programme.
  • Mises à jour, événements, bonnes pratiques, liés à la thématique du projet.
  • Activités et résultats des projets européens complémentaires.
  • Informations sur les politiques et les financements dans le secteur.
  • Diffusion des célébrations et des événements au niveau européen et international.

Le site web est la principale source d’information sur un projet européen, et souvent le premier point de contact. Le site web fait office de centre d’information et dirige les parties prenantes vers les actualités, les événements, les comptes de médias sociaux, les directives techniques et d’autres documents relatifs au projet.

Avec les réseaux sociaux, la stratégie de communication et de diffusion d’un projet doit avoir un site web qui sert d’affichage et de vitrine du projet en général pour atteindre le public cible, et le grand public, un site virtuel auquel on peut accéder et savoir ce qui se fait à ce moment-là dans le projet, ainsi que servir de page de destination où ” atterrit ” le trafic que nous captons par d’autres canaux de communication, en plus du trafic organique. Le positionnement sur le web est fondamental pour améliorer la visibilité du projet dans le monde virtuel.

Consulta Europa créera un site web où seront affichées toutes les informations relatives au projet et à travers lequel seront présentés les progrès et les résultats du projet, en veillant toujours à la traduction exacte des contenus dans les langues des pays qui font partie du consortium. Certaines des sections envisagées dans le développement de la toile sont les suivantes:

  • Projet : durée, financement, objectifs, activités et résultats.
  • Consortium : Partenaires et associés avec leurs logos et les liens vers leurs sites web.
  • Actualités : nouvelles et événements liés au sujet et susceptibles d’intéresser le public cible.
  • Dépôt : résultats du projet et toute autre publication d’intérêt.
  • Contact et politique de confidentialité : un formulaire de contact et des directives de confidentialité seront créés conformément au GDPR européen et aux lois nationales.
  • Lien vers les réseaux sociaux et abonnement à la newsletter.
  • Références au programme européen en question. Le lien vers la page du projet approuvé sur le site officiel du programme sera également précisé.

CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES

Le site web sera adapté à tous les appareils mobiles grâce à un format réactif, une programmation accessible et adaptable à chaque appareil. En outre, des techniques de référencement seront mises en œuvre, en travaillant notamment sur le contenu et les mots clés, l’acquisition de liens et les aspects techniques de la convivialité. En outre, le site web comprendra plusieurs engagements en matière d’accessibilité fondés sur les critères de conformité WCAG 2.0. Enfin, des paramètres seront pris en compte pour mesurer l’impact, tels que le nombre et la fréquence des visites, les interactions, les pays et régions touchés, les téléchargements, etc.

Le site sera constamment mis à jour et sera conçu en suivant la ligne visuelle et le manuel d’image de marque du projet, en respectant toujours les indications du programme européen en termes de communication. En outre, Consulta Europa développera une stratégie et un plan pour la gestion et la diffusion du contenu du site web dans le cadre du plan de communication du projet.

CRÉATION DE L’IDENTITÉ VISUELLE ET DE L’IMAGE DE MARQUE

Consulta Europa développera l’image visuelle et la stratégie de marque du projet en question, y compris la conception d’un manuel d’identité d’entreprise, ainsi que la création de l’identité visuelle du projet et du matériel promotionnel correspondant. Dans le cadre du manuel d’identité d’entreprise, on concevra, en plus du manuel d’identité d’entreprise, la ligne graphique à utiliser dans les canaux de communication à mettre en place.

Exemples

Consulta Europa possède une solide expérience dans l’organisation de réunions de lancement de projets. En effet, elle a été chargée de la coordination générale de nombreux événements internationaux.

Consulta Europa planifiera différents types d’événements destinés à des groupes spécifiques et visant à atteindre des objectifs précis. Outre les groupes cibles et les objectifs, l’échelle de l’événement (locale, régionale, nationale ou internationale) et le nombre requis d’événements/conférences dans différents cas devront être décidés dans le plan de communication et de diffusion. CE fournira des directives et des listes de contrôle pour aider les partenaires du projet à organiser les conférences. Les lignes directrices couvriront différentes tâches liées à la préparation, la conduite et l’évaluation de chaque événement.

En plus de la gestion et de la mise à jour constante du site web et des réseaux sociaux, Consulta Europa mettra un bureau de presse à la disposition du projet pour améliorer son positionnement en ligne et son apparition dans les médias. Parallèlement au bureau de presse, des services seront également fournis en termes de conception graphique et web, ainsi que d’édition et de post-production vidéo.

Les actions qui seront menées à partir du bureau de presse prévoient différentes activités en fonction du calendrier prévu. Afin d’attirer l’attention des médias, tant au niveau régional que national et international, des services de couverture médiatique sont proposés.

Soutien à l’organisation et à la participation à des événements

Consulta Europa apportera son soutien à l’organisation et à la gestion d’événements, en plus d’offrir une couverture médiatique de l’événement et de mener une campagne numérique avant, pendant et après l’événement afin d’en assurer l’impact et la diffusion. De même, Consulta Europa encouragera de manière proactive la participation des partenaires du projet à des événements connexes au niveau national et européen/international.

MÉTHODOLOGIE POUR L’ORGANISATION

  1. Préparation d’une proposition : à discuter avec les partenaires et avec l’équipe de communication du projet, s’il y en a une.
  2. Soutien à l’organisation des événements : confirmation des intervenants, inscription, préparation des présentations et de la dynamique de groupe, documents d’accompagnement, traduction en langue des signes, etc.
  3. Lancement de la campagne de diffusion : divulgation sur le site web, la presse et les réseaux sociaux. Suivi avant, pendant et après l’événement (impact numérique).
  4. Exécution de l’événement: Couverture médiatique, envoi d’un appel à la presse
  5. Suivi : préparation d’un rapport final (photos, vidéos, présentations et conclusions de la mise en réseau), communiqué de presse final et/ou chronique, publication de l’événement sur le site web, dans la dernière newsletter et sur les réseaux sociaux.

Le plan de communication définira les lignes stratégiques pour l’organisation de différents types d’événements. Consulta Europa fournira des lignes directrices pour soutenir votre organisation et rechercher des synergies et des échanges.

  1. Événements en face à face. Pour compléter les ateliers régionaux, certains événements de diffusion seront envisagés, dirigés par des membres du consortium, qui pourraient inclure des formats créatifs tels que des “petits déjeuners à thème” ou des rassemblements informels pour les jeunes.
  2. Des événements virtuels (locaux ou au niveau du consortium), pour compléter ou remplacer les événements en face à face, en fonction de l’évolution et des mesures restrictives dérivées de COVID-19. Ces événements peuvent inclure : des webinaires axés sur des acteurs spécifiques, des podcasts et/ou des interviews vidéo avec des partenaires, des associés et des acteurs locaux.
  3. Les réunions transnationales des entités associées peuvent être l’occasion d’impliquer les parties intéressées, par exemple par des visites sur le terrain.

Participation à des événements : La participation des partenaires à des événements est extrêmement importante pour profiter des synergies et promouvoir la mise en réseau. Consulta Europa fournira périodiquement une liste d’événements pertinents détectés au niveau national et européen.

Événements