En Consulta Europa nos dedicamos a la elaboración de propuestas y gestión de comunicación y diseminación de resultados de proyectos europeos desde el año 2009. Sabemos que la comunicación es fundamental en cualquier iniciativa u organización, tanto internamente como externamente, antes, durante y después. Saber comunicar es esencial para alcanzar objetivos y dar visibilidad a los resultados. En el ámbito de los proyectos europeos, la comunicación en su gestión e implementación es una tarea estratégica clave que a menudo se pasa por alto y se deja para el final. Sin embargo, la Comisión Europea comprende la importancia de la comunicación y su rol fundamental en el éxito de los proyectos.
Es fundamental que las personas conozcan las políticas europeas, su marco financiero y cómo los proyectos europeos impactan en su día a día para fomentar un verdadero espíritu europeo. La comunicación externa y la difusión de los resultados son aspectos cruciales que deben ser planificados y ejecutados. Las personas, empresas, organizaciones y administraciones no participarán en programas europeos si no conocen su existencia y no pueden acceder fácilmente a las convocatorias y mecanismos para buscar socios.
Asimismo, sin un plan de comunicación interna eficaz, la coordinación entre socios internacionales diversos no cumplirá con los objetivos establecidos. Además, es vital acertar en la forma de comunicar en las diferentes etapas del proyecto y presentar una imagen clara del mismo al evaluador final. La Comisión Europea es cada vez más exigente en términos de comunicación y este aspecto es examinado minuciosamente.
En todos los proyectos europeos, es imprescindible diseñar un Plan de Comunicación, Explotación y Diseminación.
El primer paso es identificar los públicos objetivo, que pueden incluir usuarios finales, socios, partes interesadas, expertos, profesionales, influencers, responsables de la toma de decisiones a nivel local, regional y europeo, medios de comunicación, medios sociales y ciudadanía en general. Para cada público, es importante establecer uno o varios objetivos de comunicación, a partir de los cuales se crearán mensajes concretos. Algunos de los objetivos comunes en la implementación de proyectos europeos son:
- Crear conciencia en la ciudadanía.
- Ampliar el impacto del proyecto.
- Involucrar a las partes interesadas y grupos destinatarios.
- Compartir soluciones y conocimientos prácticos.
- Influenciar prácticas y políticas públicas.
- Desarrollar nuevas redes de comunicación.
En función de cada objetivo, se diseñarán acciones de comunicación que se calendarizarán en un cronograma que abarque todas las fases del proyecto, desde su solicitud hasta la difusión de los resultados una vez finalizado. Estas acciones pueden incluir el diseño de eventos, reuniones, participación en foros, congresos y seminarios, creación de vídeos, folletos, boletines informativos, notas de prensa, creación y gestión de sitios web y redes sociales propias, actividades de teambuilding, entre otros.
La creatividad juega un papel fundamental en la elección de las propuestas que contribuirán a incrementar la visibilidad, la transparencia, la eficacia, la participación y el impacto del proyecto.
Comunicación interna
En proyectos que involucran a diversos actores con perfiles distintos, la comunicación interna es esencial para garantizar una comprensión mutua, planificación y logro de objetivos de manera eficiente. Algunos pasos esenciales que conviene seguir desde el momento en que se aprueba el proyecto son:
- Crear una matriz de comunicación que contemple el tipo de comunicación, los objetivos, los canales, la frecuencia, los públicos implicados, el organizador, los entregables y sus formatos. Por ejemplo, reuniones iniciales entre socios para presentar el proyecto y sus objetivos, sesiones de trabajo transnacionales para revisar el progreso, reuniones virtuales previas a encuentros presenciales y elaboración de informes de seguimiento.
- Considerar aspectos como el número de personas que viajarán a cada encuentro presencial por cada socio, estableciendo un número recomendado de dos miembros por organización, justificando su rol.
- Generar productos en cada reunión, como listas de asistencia, agendas distribuidas con anticipación, actas con las decisiones tomadas, el estado de las tareas y los informes de estado y evaluación.
Es aconsejable crear estándares de comunicación utilizando la identidad visual del proyecto, como logotipos, tipografías y colores. Esto garantizará una coherencia visual en todos los materiales de comunicación, incluyendo plantillas para agendas, actas, presentaciones e informes. Algunas plantillas de informes pueden ser proporcionadas por la Agencia Nacional y los propios programas.
Además, el plan de comunicación debe incluir un proceso de escalado, donde se enumeren las prioridades, se defina el grado de impacto en el proyecto, se identifique la autoridad para tomar decisiones y se establezca un tiempo máximo de resolución.
La planificación de la comunicación externa también es crucial para dar visibilidad al proyecto y difundir su impacto entre los distintos públicos objetivo. Se recomienda crear un sitio web del proyecto que se ponga en marcha durante los primeros meses de vida del proyecto, en lugar de lanzarlo una vez finalizado. El sitio web debe ser un espacio dinámico que refleje la actividad constante del proyecto y albergue sus resultados.
Además, es importante establecer perfiles en redes sociales donde se encuentre el público objetivo, como Twitter, Facebook, LinkedIn e Instagram. A través de estas redes, se debe crear una comunidad y documentar en tiempo real las actividades del proyecto mediante publicaciones de fotografías, vídeos y textos.
Es necesario establecer relaciones con los medios de comunicación, elaborando una lista de medios y periodistas tanto generalistas como especializados que puedan estar interesados en cubrir noticias del proyecto. Se deben redactar notas de prensa que sean relevantes, siguiendo criterios periodísticos y adaptándose a la agenda mediática del momento. También se pueden conceder entrevistas en medios digitales o proporcionar información de fondo para posibles reportajes.
La creación de eventos propios que involucren a stakeholders, así como la participación en eventos externos relevantes, contribuirá a aumentar la visibilidad del proyecto. Asimismo, se puede generar una newsletter propia para mantener informados a los públicos más involucrados sobre las actividades del proyecto y noticias relacionadas con su campo.
Por último, es esencial difundir los resultados del proyecto, ya que su generación de conocimiento puede contribuir a resolver problemas comunes y abordar oportunidades desde una perspectiva innovadora, sostenible y social. Los resultados tangibles del proyecto, como enfoques o modelos para resolver problemáticas, manuales, boletines informativos, guías de buenas prácticas e informes de evaluación, pueden difundirse a través de diferentes canales, como el sitio web del proyecto, plataformas europeas, reuniones, talleres, eventos audiovisuales, podcast, folletos, artículos y notas de prensa, así como redes sociales.
Visibilidad de la UE
Para asegurar la visibilidad de la Unión Europea, es importante utilizar siempre el emblema de la Unión Europea con su bandera y la declaración de financiación en todos los materiales promocionales y de comunicación. Cada programa específico también establece sus propias normas respecto al uso de su identidad corporativa. Centro de descargas de elementos visuales de la UE.
Finalmente, es fundamental evaluar el impacto de las acciones de comunicación para verificar si se han cumplido los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables y temporales). Se pueden medir diversos aspectos, como el número de visitas y consultas en el sitio web, las interacciones en las redes sociales, la cobertura mediática, la participación en eventos y el impacto del proyecto en las políticas públicas, así como la producción y circulación de material divulgativo y su uso por parte de terceros.
En resumen, estos son algunos de los aspectos clave a considerar al gestionar la comunicación en un proyecto europeo. Aunque cada programa tiene sus propias características y requisitos, estas pautas generales pueden servir como una guía adaptable a la naturaleza única de cada proyecto. Recuerden que, además de seguir las directrices, la creatividad es un instrumento poderoso que siempre está a su disposición para potenciar el impacto de su proyecto.