Comunicazione

Consulta Europa ha un dipartimento di comunicazione specializzato nell’elaborazione di strategie di comunicazione e diffusione efficaci, basate sull’esperienza di lavoro con progetti europei. Queste azioni sono fondamentali per assicurare che il progetto e i suoi risultati siano conosciuti dagli attori più rilevanti attraverso i canali appropriati. D’altra parte, le azioni di comunicazione interna ed esterna sono anche offerte come servizi aggiuntivi a livello aziendale, con la possibilità di contrattare ciascuno separatamente. I servizi di comunicazione includono:

Le azioni di comunicazione dell’ufficio stampa comprendono diverse attività secondo il calendario stabilito. Per attirare l’attenzione dei media, sia a livello regionale che nazionale e internazionale, le azioni di comunicazione sono:

  • Redazione e invio di comunicati stampa e diffusione di notizie relative al progetto, agli eventi realizzati e alle azioni di comunicazione previste.
  • Elaborazione di un database di media specifici, con particolare attenzione ai media generalisti regionali e nazionali e a quelli specializzati. Si terrà conto anche dei media europei/internazionali.
  • Gestione delle interviste a partecipanti e relatori in radio, stampa e televisione.
  • Preparare le interviste con i partecipanti, i partner e i collaboratori.
  • Redazione e invio di annunci stampa per gli eventi previsti dal progetto.
  • Organizzazione di conferenze stampa per la presentazione ufficiale e tecnica.
  • Coordinamento con gli uffici stampa e protocollo delle istituzioni pubbliche.
  • Attività di rinforzo, tramite e-mail marketing e telefonate, nonché conferma della partecipazione alle riunioni e ricezione delle comunicazioni.
  • Mettere a disposizione dei media i link per il download permanente del materiale fotografico e audiovisivo generato nei diversi eventi programmati, grazie all’implementazione di un server dedicato.
  • Invio di materiale fotografico e audiovisivo ai media tramite e-mail aziendale come complemento al server.
  • Assistenza informativa e logistica per le esigenze dei media che coprono gli eventi e le azioni previste.
  • Contatto permanente con i giornalisti e assistenza in loco al loro arrivo.
  • Fornitura di un servizio di aggiornamento per tutte le informazioni generate.
  • Compilazione dell’impatto generato sui media (agenzie, stampa scritta e digitale, radio e televisione) e preparazione dei ritagli.
  • Aggiornamento dell’elenco dei media, registrazione di nuovi contatti, sistematizzazione e conversione in un database.
  • Preparazione e progettazione di una cartella stampa e di allegati informativi.
  • Invio di materiale audiovisivo (code, grezzi, totali, ecc.) ai media.
  • Traduzione dei comunicati stampa, se necessario.
  • Preparazione del rapporto di comunicazione finale

La generazione di contenuti, la redazione e la diffusione di comunicati stampa da parte di un ufficio di comunicazione specializzato è essenziale affinché i media internazionali, nazionali e locali, sia generali che specializzati, abbiano informazioni regolari sulle azioni da realizzare, fornendo una copertura completa del progetto e mantenendo una maggiore presenza nei motori di ricerca su base regolare.

Consulta Europa creerà i profili sulle piattaforme di social media seguendo la linea visiva e il manuale di immagine coordinata del progetto, sempre rispettando i requisiti del programma europeo in materia di materiale di comunicazione e in coordinamento con il team di coordinamento del progetto e/o il team di comunicazione (se presente). La selezione delle piattaforme avverrà seguendo criteri oggettivi, oltre ad aver effettuato in precedenza un’analisi approfondita del social listening, alla ricerca di parole chiave e hashtag.

Consulta Europa svilupperà una strategia e un piano di gestione dei contenuti dei social media. Nell’ambito di questa strategia, saranno definiti i messaggi chiave e i contenuti delle pubblicazioni relative principalmente al progetto: le sue attività, i risultati, gli eventi, le ultime notizie, i canali e il consorzio. Saranno realizzate campagne specifiche per gli eventi che richiedono almeno il maggior seguito di pubblico:

  • Il lancio del progetto;
  • Eventi, tappe fondamentali, tavole rotonde transnazionali degli stakeholder e altri eventi correlati.
  • Evento finale del progetto.

Inoltre, saranno affrontati altri temi legati ai seguenti aspetti:

  • Notizie sul progetto per promuovere la conoscenza del programma.
  • Aggiornamenti, eventi, buone pratiche, relativi alla tematica del progetto.
  • Attività e risultati di progetti europei complementari.
  • Informazioni sulle politiche e sui finanziamenti del settore.
  • Diffusione di celebrazioni ed eventi a livello europeo e internazionale.

Il sito web è la principale fonte di informazioni su un progetto europeo e spesso il primo punto di contatto. Il sito web funge da centro di informazione, indirizzando gli stakeholder a notizie, eventi, account dei social media, linee guida tecniche e altri documenti del progetto.

Insieme ai social network, la strategia di comunicazione e divulgazione di un progetto deve avere un sito web che serva da vetrina e da esposizione del progetto in generale per raggiungere il pubblico di riferimento e il grande pubblico, un sito virtuale a cui si possa accedere e scoprire cosa si sta facendo in quel momento nel progetto, oltre a servire da pagina di atterraggio dove “atterra” il traffico che si cattura attraverso gli altri canali di comunicazione, oltre al traffico organico. Il posizionamento sul web è fondamentale per migliorare la visibilità del progetto nel mondo virtuale.

Consulta Europa creerà un sito web dove verranno pubblicate tutte le informazioni sul progetto e attraverso il quale verranno presentati i progressi e i risultati del progetto, prestando sempre attenzione alla traduzione accurata dei contenuti nelle lingue dei Paesi che fanno parte del consorzio. Alcune delle sezioni contemplate nello sviluppo del web sono:

  • Progetto: durata, finanziamento, obiettivi, attività e risultati.
  • Consorzio: partner e collaboratori con i loro loghi e i link ai loro siti web.
  • Notizie: notizie ed eventi relativi all’argomento che possono essere di interesse per il pubblico di riferimento.
  • Repository: risultati del progetto e qualsiasi altra pubblicazione di interesse.
  • Contatti e informativa sulla privacy: saranno creati un modulo di contatto e linee guida sulla privacy in conformità al GDPR europeo e alle leggi nazionali.
  • Link ai social network e iscrizione alla newsletter.
  • Riferimenti al programma europeo in questione. Verrà inoltre specificato il link alla pagina del progetto approvato sul sito ufficiale del programma.

CARATTERISTICHE PRINCIPALI

Il sito web sarà adattato a tutti i dispositivi mobili con un formato responsive, una programmazione accessibile e adattabile a ogni dispositivo. Inoltre, verranno implementate tecniche SEO, lavorando soprattutto su contenuti e parole chiave, sull’acquisizione di link e su aspetti tecnici di usabilità. Inoltre, il sito web includerà diversi impegni di accessibilità basati sui criteri di conformità WCAG 2.0. Infine, per misurare l’impatto si terrà conto di metriche quali il numero e la frequenza delle visite, le interazioni, i Paesi e le regioni raggiunti, i download, ecc.

Il sito web sarà costantemente aggiornato e sarà progettato seguendo la linea visiva e il manuale di immagine coordinata del progetto, sempre rispettando le indicazioni del programma europeo in termini di comunicazione. Inoltre, Consulta Europa svilupperà una strategia e un piano per la gestione e la diffusione dei contenuti del sito web come parte del piano di comunicazione del progetto.

CREAZIONE DELL’IDENTITÀ VISIVA E DELL’IMMAGINE AZIENDALE

Consulta Europa svilupperà l’immagine visiva e il branding del progetto in questione, compresa la progettazione di un manuale di identità aziendale, nonché la creazione dell’identità visiva del progetto e del relativo materiale promozionale. Nell’ambito del manuale di identità aziendale, oltre al manuale di identità aziendale, verrà progettata la linea grafica da utilizzare nei canali di comunicazione da predisporre.

Esempi

Consulta Europa ha una solida esperienza nell’organizzazione di kick-off meeting di progetto. Infatti, si è occupata del coordinamento generale di molti eventi internazionali.

Consulta Europa pianifica diversi tipi di eventi rivolti a gruppi specifici e finalizzati al raggiungimento di obiettivi specifici. Oltre ai gruppi target e agli obiettivi, nel piano di comunicazione e divulgazione si dovrà decidere la portata dell’evento (locale, regionale, nazionale o internazionale) e il numero di eventi/conferenze richiesto nei diversi casi. CE fornirà linee guida e liste di controllo per supportare i partner del progetto nell’organizzazione delle conferenze. Le linee guida copriranno diversi compiti relativi alla preparazione, allo svolgimento e alla valutazione di ciascun evento.

Oltre alla gestione e all’aggiornamento costante del sito web e dei social network, Consulta Europa metterà a disposizione del progetto un ufficio stampa per migliorare il suo posizionamento online e la sua presenza sui media. Oltre all’ufficio stampa, saranno forniti anche servizi di grafica e web design, nonché di montaggio e post-produzione video.

Le azioni che verranno svolte dall’ufficio stampa prevedono diverse attività a seconda del calendario stabilito. Per attirare l’attenzione dei media, sia a livello regionale che nazionale e internazionale, vengono offerti servizi di copertura mediatica.

Supporto nell’organizzazione e nella partecipazione a eventi

Consulta Europa supporterà l’organizzazione e la gestione di eventi, oltre a offrire una copertura stampa dell’evento e a realizzare una campagna digitale prima, durante e dopo l’evento per garantire il successo dell’impatto e della diffusione. Allo stesso modo, Consulta Europa promuoverà in modo proattivo la partecipazione dei partner del progetto a eventi correlati a livello nazionale ed europeo/internazionale.

METODOLOGIA PER L’ORGANIZZAZIONE

  1. Preparazione di una proposta: da discutere con i partner e con il team di comunicazione del progetto, se presente.
  2. Supporto nell’organizzazione degli eventi: conferma dei relatori, registrazione, preparazione delle presentazioni e delle dinamiche di gruppo, documenti di supporto, traduzione nella lingua dei segni, ecc.
  3. Lancio della campagna di divulgazione: divulgazione sul sito web, sulla stampa e sui social network. Monitoraggio prima, durante e dopo l’evento (impatto digitale).
  4. Esecuzione dell’evento: Copertura mediatica, invio di un appello alla stampa
  5. Follow-up: preparazione di un report finale (fotografie, video, presentazioni e conclusioni del networking), comunicato stampa e/o cronaca finale, pubblicazione dell’evento sul sito web, nell’ultima newsletter e sui social network.

Il piano di comunicazione traccerà le linee strategiche per l’organizzazione di diversi tipi di eventi. Consulta Europa fornirà le linee guida per supportare la vostra organizzazione e cercare sinergie e scambi.

  1. Eventi faccia a faccia. A complemento dei workshop regionali, saranno presi in considerazione alcuni eventi di divulgazione, guidati dai membri del consorzio, che potrebbero includere formati creativi come “colazioni a tema” o incontri informali per i giovani.
  2. Eventi virtuali (a livello locale o di consorzio), per integrare o sostituire gli eventi faccia a faccia, a seconda dell’evoluzione e delle misure restrittive derivanti da COVID-19. Questi eventi possono includere: webinar incentrati su attori specifici, podcast e/o interviste video con partner, associati e attori locali.
  3. Gli incontri transnazionali delle entità associate possono essere l’occasione per coinvolgere le parti interessate, ad esempio attraverso visite sul campo.

Partecipazione a eventi: La partecipazione dei partner agli eventi è estremamente importante per sfruttare le sinergie e promuovere il networking. Consulta Europa fornirà periodicamente un elenco di eventi rilevanti individuati a livello nazionale ed europeo.

Eventi