En Consulta Europa nos dedicamos a la elaboraci\u00f3n de propuestas y gesti\u00f3n de comunicaci\u00f3n y diseminaci\u00f3n de resultados de proyectos europeos desde el a\u00f1o 2009.\u00a0 Sabemos que la comunicaci\u00f3n es fundamental en cualquier iniciativa u organizaci\u00f3n, tanto internamente como externamente, antes, durante y despu\u00e9s. Saber comunicar es esencial para alcanzar objetivos y dar visibilidad a los resultados. En el \u00e1mbito de los proyectos europeos, la comunicaci\u00f3n en su gesti\u00f3n e implementaci\u00f3n es una tarea estrat\u00e9gica clave que a menudo se pasa por alto y se deja para el final. Sin embargo, la Comisi\u00f3n Europea comprende la importancia de la comunicaci\u00f3n y su rol fundamental en el \u00e9xito de los proyectos.<\/p>\n
Es fundamental que las personas conozcan las pol\u00edticas europeas, su marco financiero y c\u00f3mo los proyectos europeos impactan en su d\u00eda a d\u00eda para fomentar un verdadero esp\u00edritu europeo. La comunicaci\u00f3n externa y la difusi\u00f3n de los resultados son aspectos cruciales que deben ser planificados y ejecutados. Las personas, empresas, organizaciones y administraciones no participar\u00e1n en programas europeos si no conocen su existencia y no pueden acceder f\u00e1cilmente a las convocatorias y mecanismos para buscar socios.<\/p>\n
Asimismo, sin un plan de comunicaci\u00f3n interna eficaz, la coordinaci\u00f3n entre socios internacionales diversos no cumplir\u00e1 con los objetivos establecidos. Adem\u00e1s, es vital acertar en la forma de comunicar en las diferentes etapas del proyecto y presentar una imagen clara del mismo al evaluador final. La Comisi\u00f3n Europea es cada vez m\u00e1s exigente en t\u00e9rminos de comunicaci\u00f3n y este aspecto es examinado minuciosamente.<\/p>\n
En todos los proyectos europeos, es imprescindible dise\u00f1ar un Plan de Comunicaci\u00f3n, Explotaci\u00f3n y Diseminaci\u00f3n.<\/p>\n
El primer paso es identificar los p\u00fablicos objetivo, que pueden incluir usuarios finales, socios, partes interesadas, expertos, profesionales, influencers, responsables de la toma de decisiones a nivel local, regional y europeo, medios de comunicaci\u00f3n, medios sociales y ciudadan\u00eda en general. Para cada p\u00fablico, es importante establecer uno o varios objetivos de comunicaci\u00f3n, a partir de los cuales se crear\u00e1n mensajes concretos. Algunos de los objetivos comunes en la implementaci\u00f3n de proyectos europeos son:<\/p>\n
En funci\u00f3n de cada objetivo, se dise\u00f1ar\u00e1n acciones de comunicaci\u00f3n que se calendarizar\u00e1n en un cronograma que abarque todas las fases del proyecto, desde su solicitud hasta la difusi\u00f3n de los resultados una vez finalizado. Estas acciones pueden incluir el dise\u00f1o de eventos, reuniones, participaci\u00f3n en foros, congresos y seminarios, creaci\u00f3n de v\u00eddeos, folletos, boletines informativos, notas de prensa, creaci\u00f3n y gesti\u00f3n de sitios web y redes sociales propias, actividades de teambuilding, entre otros.<\/p>\n
La creatividad juega un papel fundamental en la elecci\u00f3n de las propuestas que contribuir\u00e1n a incrementar la visibilidad, la transparencia, la eficacia, la participaci\u00f3n y el impacto del proyecto<\/em>.<\/p><\/blockquote>\n
Comunicaci\u00f3n interna<\/strong><\/p>\n
En proyectos que involucran a diversos actores con perfiles distintos, la comunicaci\u00f3n interna es esencial para garantizar una comprensi\u00f3n mutua, planificaci\u00f3n y logro de objetivos de manera eficiente. Algunos pasos esenciales que conviene seguir desde el momento en que se aprueba el proyecto son:<\/p>\n
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- Crear una matriz de comunicaci\u00f3n que contemple el tipo de comunicaci\u00f3n, los objetivos, los canales, la frecuencia, los p\u00fablicos implicados, el organizador, los entregables y sus formatos. Por ejemplo, reuniones iniciales entre socios para presentar el proyecto y sus objetivos, sesiones de trabajo transnacionales para revisar el progreso, reuniones virtuales previas a encuentros presenciales y elaboraci\u00f3n de informes de seguimiento.<\/li>\n
- Considerar aspectos como el n\u00famero de personas que viajar\u00e1n a cada encuentro presencial por cada socio, estableciendo un n\u00famero recomendado de dos miembros por organizaci\u00f3n, justificando su rol.<\/li>\n
- Generar productos en cada reuni\u00f3n, como listas de asistencia, agendas distribuidas con anticipaci\u00f3n, actas con las decisiones tomadas, el estado de las tareas y los informes de estado y evaluaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n
Es aconsejable crear est\u00e1ndares de comunicaci\u00f3n utilizando la identidad visual del proyecto, como logotipos, tipograf\u00edas y colores. Esto garantizar\u00e1 una coherencia visual en todos los materiales de comunicaci\u00f3n, incluyendo plantillas para agendas, actas, presentaciones e informes. Algunas plantillas de informes pueden ser proporcionadas por la Agencia Nacional y los propios programas.<\/p>\n
Adem\u00e1s, el plan de comunicaci\u00f3n debe incluir un proceso de escalado, donde se enumeren las prioridades, se defina el grado de impacto en el proyecto, se identifique la autoridad para tomar decisiones y se establezca un tiempo m\u00e1ximo de resoluci\u00f3n.<\/p>\n
La planificaci\u00f3n de la comunicaci\u00f3n externa tambi\u00e9n es crucial para dar visibilidad al proyecto y difundir su impacto entre los distintos p\u00fablicos objetivo. Se recomienda crear un sitio web del proyecto que se ponga en marcha durante los primeros meses de vida del proyecto, en lugar de lanzarlo una vez finalizado. El sitio web debe ser un espacio din\u00e1mico que refleje la actividad constante del proyecto y albergue sus resultados.<\/p>\n
Adem\u00e1s, es importante establecer perfiles en redes sociales donde se encuentre el p\u00fablico objetivo, como Twitter, Facebook, LinkedIn e Instagram. A trav\u00e9s de estas redes, se debe crear una comunidad y documentar en tiempo real las actividades del proyecto mediante publicaciones de fotograf\u00edas, v\u00eddeos y textos.<\/p>\n
Es necesario establecer relaciones con los medios de comunicaci\u00f3n, elaborando una lista de medios y periodistas tanto generalistas como especializados que puedan estar interesados en cubrir noticias del proyecto. Se deben redactar notas de prensa que sean relevantes, siguiendo criterios period\u00edsticos y adapt\u00e1ndose a la agenda medi\u00e1tica del momento. Tambi\u00e9n se pueden conceder entrevistas en medios digitales o proporcionar informaci\u00f3n de fondo para posibles reportajes.<\/p>\n
La creaci\u00f3n de eventos propios que involucren a stakeholders, as\u00ed como la participaci\u00f3n en eventos externos relevantes, contribuir\u00e1 a aumentar la visibilidad del proyecto. Asimismo, se puede generar una newsletter propia para mantener informados a los p\u00fablicos m\u00e1s involucrados sobre las actividades del proyecto y noticias relacionadas con su campo.<\/p>\n
Por \u00faltimo, es esencial difundir los resultados del proyecto, ya que su generaci\u00f3n de conocimiento puede contribuir a resolver problemas comunes y abordar oportunidades desde una perspectiva innovadora, sostenible y social. Los resultados tangibles del proyecto, como enfoques o modelos para resolver problem\u00e1ticas, manuales, boletines informativos, gu\u00edas de buenas pr\u00e1cticas e informes de evaluaci\u00f3n, pueden difundirse a trav\u00e9s de diferentes canales, como el sitio web del proyecto, plataformas europeas, reuniones, talleres, eventos audiovisuales, podcast, folletos, art\u00edculos y notas de prensa, as\u00ed como redes sociales.<\/p>\n
Visibilidad de la UE<\/strong><\/p>\n