Comunicación

Las acciones de comunicación del gabinete de prensa contemplan diferentes actividades en función del calendario estipulado. Para atraer la atención de los medios de comunicación, tanto a nivel regional como nacional e internacional, las acciones de comunicación son

• Redacción y envío de notas de prensa y difusión de noticias relacionadas con el proyecto, los eventos celebrados y las acciones de comunicación previstas.
• Elaboración de una base de datos de medios de comunicación específicos, prestando especial atención a los medios generalistas regionales y nacionales, así como a los medios especializados. También se tendrán en cuenta los medios de comunicación a nivel europeo/internacional.
• Gestión de entrevistas a participantes y ponentes en radio, prensa y televisión.
• Elaboración de entrevistas propias a participantes, socios y colaboradores.
• Redacción y envío de anuncios de prensa para los actos previstos del proyecto.
• Organización de ruedas de prensa para la presentación oficial y técnica.
• Coordinación con los gabinetes de prensa y protocolo de las instituciones públicas.
• Tareas de refuerzo, a través de email marketing y llamadas telefónicas, así como confirmación de asistencia a convocatorias y recepción de comunicaciones.
• Puesta a disposición de los medios de comunicación de los enlaces de descarga permanente del material fotográfico y audiovisual generado en los diferentes actos programados, gracias a la puesta en marcha de un servidor dedicado.
• Envío de material fotográfico y audiovisual a los medios de comunicación a través del correo electrónico corporativo como complemento al servidor.
• Asistencia informativa y logística a las necesidades de los medios de comunicación que cubren los eventos y acciones previstas.
• Contacto permanente con los periodistas, así como asistencia in situ a su llegada.
• Prestación de un servicio de actualización de toda la información generada.
• Recopilación de los impactos generados en los medios de comunicación (agencias, prensa escrita y digital, radio y televisión) y preparación del clipping.
• Actualización de la lista de medios, registro de nuevos contactos, sistematización y conversión en base de datos.
• Preparación y diseño de un dossier de prensa y anexos informativos.
• Envío de material audiovisual (colas, brutos, totales, etc.) a los medios de comunicación.
• Traducción de los comunicados de prensa si es necesario.
• Elaboración del informe final de comunicación

La generación de contenidos, la redacción y difusión de notas de prensa desde un gabinete de comunicación especializado es fundamental para que los medios de comunicación internacionales, nacionales y locales, tanto generalistas como especializados, tengan información periódica sobre las acciones que se van a llevar a cabo, llegando a cubrir completamente el proyecto, manteniendo una mayor presencia en los buscadores de forma regular.

Consulta Europa creará los perfiles en las plataformas sociales siguiendo la línea visual y el manual de imagen corporativa del proyecto, respetando siempre los requisitos del programa europeo en cuanto a material de comunicación y en coordinación con el equipo coordinador del proyecto y/o el equipo de comunicación ( si lo hubiera). La selección de las plataformas se realizará siguiendo criterios objetivos, además de haber realizado previamente un análisis en profundidad de la escucha social, buscando palabras clave y hashtags.

Consulta Europa desarrollará una estrategia y plan de gestión del contenido en las redes sociales. Como parte de esta estrategia, se definirán mensajes clave y el contenido de las publicaciones relacionadas principalmente con el proyecto: sus actividades, resultados, eventos, últimas noticias, canales y el consorcio. Se harán campañas específicas para los eventos que demanden mayor seguimiento del público, al menos:

• El lanzamiento del proyecto;
• Eventos, hitos, mesas transnacionales de actores y otros actos relacionados
• Evento final del proyecto.

Además, se abordarán otras temáticas relacionadas con los siguientes aspectos:

• Novedades del proyecto para promover el conocimiento del programa.
• Actualizaciones, eventos, buenas prácticas, relacionados con la temática del proyecto.
• Actividades y resultados de proyectos europeos complementarios.
• Información sobre políticas y financiaciones en el sector
• Difusión de celebraciones y eventos a nivel europeo e internacional

El sitio web es la principal fuente de información sobre un proyecto europeo, y a menudo el primer punto de contacto. El sitio web actúa como centro de información, dirigiendo a los interesados a las noticias, los eventos, las cuentas en las redes sociales, las directrices técnicas y otros documentos del proyecto.

Junto con las redes sociales, la estrategia de comunicación y difusión de un proyecto debe contar con una web que sirva de expositor y escaparate del proyecto en general para llegar al público objetivo, y al público en general, un sitio virtual al que podamos acceder y conocer lo que se está haciendo en ese momento en el proyecto, además de servir de página de aterrizaje donde “aterrice” el tráfico que captemos a través de otros canales de comunicación, además del tráfico orgánico. El posicionamiento en la web es fundamental para mejorar la visibilidad del proyecto en el mundo virtual.

Consulta Europa creará una página web en la que se colgará toda la información del proyecto y a través de la cual se presentarán los avances y resultados del mismo, prestando siempre atención a la traducción fidedigna de los contenidos a los idiomas de los países que forman parte del consorcio. Algunas de las secciones contempladas en el desarrollo de la web son:

• Proyecto: Duración, financiación, objetivos, actividades y resultados.
• Consorcio: Socios y asociados con sus logotipos y enlaces a sus páginas web.
• Noticias: noticias y eventos propios o relacionados con el tema que puedan ser de interés para el público objetivo.
• Repositorio: resultados del proyecto y cualquier otra publicación de interés.
• Contacto y política de privacidad: se creará un formulario de contacto y unas directrices de privacidad en cumplimiento del reglamento europeo RGPD y sus leyes nacionales.
• Enlace a las redes sociales y suscripción al boletín informativo.
• Referencias al programa europeo en cuestión. También se especificará el enlace a la página del proyecto aprobado en la web oficial del programa.

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES

La web se adaptará a todos los dispositivos móviles con un formato responsive, programación accesible y adaptable a cada dispositivo. Asimismo, se implementarán técnicas de SEO, trabajando especialmente el contenido y las palabras clave, la obtención de enlaces y los aspectos técnicos de usabilidad. Además, la página web incluirá varios compromisos de accesibilidad basados en los criterios de conformidad WCAG 2.0. Por último, se tendrán en cuenta sistemas métricos para medir el impacto, como el número y la frecuencia de las visitas, las interacciones, los países y regiones a los que se llega, las descargas, etc.

La web se actualizará constantemente y se diseñará siguiendo la línea visual y el manual de imagen corporativa del proyecto, respetando siempre las indicaciones del programa europeo en materia de comunicación. Asimismo, Consulta Europa desarrollará una estrategia y plan de gestión y difusión de contenidos en la web como parte del plan de comunicación del proyecto.

CREACIÓN DE LA IDENTIDAD VISUAL E IMAGEN CORPORATIVA

Consulta Europa desarrollará la imagen visual y la marca del proyecto en cuestión, contemplando el diseño de un manual de identidad corporativa, además de la creación de la identidad visual del proyecto y el material de promoción correspondiente. Como parte del manual de identidad corporativa, se diseñará la línea gráfica que se usará en los canales de comunicación que se van a habilitar, además del manual de identidad corporativa

Ejemplos

Consulta Europa tiene una sólida experiencia en la organización de reuniones de lanzamiento de proyectos. De hecho, se ha encargado de la coordinación general de numerosos eventos internacionales.

Consulta Europa planificará diferentes tipos de eventos dirigidos a grupos específicos y orientados a la consecución de objetivos concretos. Además de los grupos destinatarios y los objetivos, en el plan de comunicación y difusión habrá que decidir la escala del acto (local, regional, nacional o internacional) y el número de actos/conferencias solicitado en cada caso. CE proporcionará directrices y listas de comprobación para ayudar a los socios del proyecto a organizar las conferencias. Las directrices cubrirán diferentes tareas relacionadas con la preparación, la realización y la evaluación de cada evento.

Además de la gestión y actualización constante de la página web y las redes sociales, Consulta Europa pondrá a disposición del proyecto un gabinete de prensa para mejorar su posicionamiento online y su aparición en los medios de comunicación. Junto al gabinete de prensa, también se prestarán servicios de diseño gráfico y web, así como de edición y postproducción de vídeo.

Las acciones que se llevarán a cabo desde el gabinete de prensa contemplan diferentes actividades en función del calendario estipulado. Para atraer la atención de los medios de comunicación, tanto a nivel regional como nacional e internacional, se ofrecen servicios de cobertura mediática.

Apoyo en la organización y participación en eventos

Consulta Europa apoyará en la organización y gestión de eventos, además de ofrecer la cobertura de prensa del evento y realizar una campaña digital antes, durante y después del mismo para que el impacto y la difusión sean exitosos. Asimismo, Consulta Europa promoverá proactivamente la participación de los socios del proyecto en eventos relacionados a nivel nacional y europeo/internacional.

METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN

1. Preparación de una propuesta: a discutir con los socios y con el equipo de comunicación del proyecto, si lo hay.
2. Apoyo en la organización de los eventos: confirmación de ponentes, inscripción, preparación de presentaciones y dinámicas de grupo, documentos de apoyo, traducción a la lengua de signos, etc.
3. Lanzamiento de la campaña de difusión: divulgación en la web, prensa y redes sociales. Seguimiento antes, durante y después del evento (impacto digital)
4. Ejecución del evento: Cobertura mediática, envío de convocatoria de prensa
5. Seguimiento: elaboración de un informe final (fotografías, vídeos, presentaciones y conclusiones del networking), comunicado de prensa y/o crónica final, publicación del evento en la web, en el último boletín y en las redes sociales.

El plan de comunicación trazará las líneas estratégicas para la organización de los diferentes tipos de eventos. Consulta Europa proporcionará directrices para apoyar a su organización y buscar sinergias e intercambios.

1. Eventos presenciales. Como complemento a los talleres regionales, se considerarán algunos eventos de difusión dirigidos por miembros del consorcio, que podrían incluir formatos creativos como “desayunos temáticos” o encuentros informales para jóvenes.
2. Eventos virtuales (locales o a nivel de consorcio), para complementar o sustituir los eventos presenciales, en función de la evolución y las medidas restrictivas derivadas del COVID-19. Estos eventos pueden incluir: seminarios web centrados en actores específicos, podcasts y/o entrevistas en vídeo con los socios, asociados y actores locales.
3. Las reuniones transnacionales de las entidades asociadas pueden ser la ocasión para involucrar a las partes interesadas, por ejemplo, mediante visitas de campo.

Asistencia a eventos: La participación de los asociados en eventos es sumamente importante para aprovechar las sinergias y promover el trabajo en red. Consulta Europa proporcionará periódicamente una lista de eventos relevantes detectados a nivel nacional y europeo

Eventos